De Belastingdienst heeft onlangs nieuwe modellen voor rittenregistratie gepubliceerd. Deze rittenregistratie is van belang voor bedrijven en ondernemers die gebruikmaken van een auto van de zaak. Door een accurate administratie van zakelijke en privéritten kan worden voorkomen dat een ondernemer onnodige bijtelling voor privégebruik moet betalen.
Bij HLG accountants en adviseurs zijn we ons ervan bewust dat de regels rondom rittenregistratie complex kunnen zijn, vooral omdat een kleine fout in de administratie grote financiële gevolgen kan hebben. Voor veel ondernemers is de auto van de zaak onmisbaar. Het is vaak niet alleen een functioneel vervoersmiddel, maar ook een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Echter, het gebruik van een bedrijfsauto brengt fiscale verplichtingen met zich mee. Zo moet er bij privégebruik boven een bepaalde grens een bijtelling plaatsvinden op het inkomen van de werknemer of ondernemer. Dit kan in sommige gevallen oplopen tot duizenden euro’s per jaar. De rittenregistratie is dus een cruciaal middel om die bijtelling te vermijden of te beperken.
Nieuwe modellen van de Belastingdienst
De modellen die nu door de Belastingdienst zijn gepubliceerd, zijn bedoeld om het proces van rittenregistratie te vergemakkelijken. Ze bieden een duidelijke structuur voor het bijhouden van zowel privé- als zakelijke kilometers. Hoewel er al veel tools en apps beschikbaar zijn voor rittenregistratie, is het altijd raadzaam om te werken met modellen die door de Belastingdienst zelf zijn goedgekeurd. Dit zorgt ervoor dat de administratie voldoet aan de eisen die de fiscus stelt, wat eventuele controles of audits eenvoudiger maakt.
Bij HLG accountants en adviseurs raden wij onze klanten aan om gebruik te maken van deze modellen, ongeacht of ze nu al gebruikmaken van andere systemen. Een goede administratie is immers de sleutel tot een soepele bedrijfsvoering en kan voorkomen dat er bij een controle problemen ontstaan. Met de nieuwe modellen wordt het nog duidelijker welke gegevens verplicht zijn, zoals het kenteken van de auto, de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, en de adressen van vertrek en bestemming. Ook moet er per rit worden aangegeven of deze zakelijk of privé was.
Vereenvoudigde opties voor bestelauto’s
Voor bestelauto’s, die vaak intensief zakelijk worden gebruikt, is er een vereenvoudigd model. Dit kan handig zijn voor ondernemers die de bestelauto alleen voor zakelijke ritten gebruiken en daardoor minder strikte administratie hoeven bij te houden. Bij HLG merken we vaak dat ondernemers niet altijd op de hoogte zijn van de vereisten voor rittenregistratie of denken dat ze met een simpele Excel-sheet genoeg hebben gedaan. Dat is echter niet altijd het geval. De eisen van de Belastingdienst zijn streng, en bij onvolledige of incorrecte registratie kan de Belastingdienst alsnog een bijtelling opleggen.
Het is belangrijk om te beseffen dat de rittenregistratie ook een vorm van bewijs is. Zeker voor ondernemers die claimen dat de auto van de zaak niet privé wordt gebruikt, kan een foutloze rittenregistratie veel problemen voorkomen. Zo voorkom je dat je bij een controle achteraf alsnog voor verrassingen komt te staan.
Concluderend
Samenvattend biedt de nieuwe publicatie van de Belastingdienst een waardevolle tool voor ondernemers en werkgevers die goed willen voldoen aan hun fiscale verplichtingen. Bij HLG accountants en adviseurs adviseren wij om deze modellen nauwkeurig toe te passen. Ze zorgen voor helderheid in de administratie en helpen bij het voorkomen van onnodige kosten. Wie vragen heeft over de toepassing van deze modellen of hulp nodig heeft bij de rittenregistratie, kan altijd contact opnemen met ons kantoor. Wij ondersteunen u graag bij een correcte en efficiënte uitvoering van de administratie.
Auteur: Harry Geerts, Partner